Een factuur opstellen, wat moet er op staan?

Wanneer je dienst geleverd hebt moet je uiteraard ook een factuur sturen, anders kun je ook niet betaald krijgen. Maar hoe ziet een goede factuur eruit? Wat moet er op staan, en waar zet je dit dan neer? In dit artikel vertellen wij je meer over het opstellen van een factuur.

Voorbeeldfacturen bekijken

Weet je niet goed hoe een goede factuur eruit ziet, dan kun je deze eenvoudig online opzoeken. Er zijn veel voorbeeldfacturen te vinden, die je als leidraad kunt gebruiken. Daarnaast kun je ook facturen versturen met verschillende programma’s, zodat je zeker weet dat hij goed opgesteld is. Je moet er hierbij wel rekening mee houden dat je vaak moet betalen voor zulke programma’s.

Welke onderdelen moeten er op de factuur staan?

Op een factuur vind je een aantal belangrijke onderdelen. Deze onderdelen moeten er ook echt op aanwezig zijn, omdat er anders geen betaling plaats kan vinden. De onderdelen die er op moeten staan zijn:

Btw-identificatienummer
KvK-nummer
Factuurnummer
Factuurdatum
Betalingstermijn
Bedrijfsnaam en -adresgegevens
Bedrijfsnaam en -adresgegevens van afnemer
Datum
Omschrijving van de dienst of het product
Btw-tarief
Rekeningnummer

Het btw-identificatienummer

Zodra jij je inschrijft bij de Kamer van Koophandel krijg je van de Belastingdienst een nummer. Dit is voor de belasting het bewijs dat jij ondernemer bent. De meeste ondernemers zijn btw-plichtig, tenzij je bijvoorbeeld meedoet aan de KOR. Wanneer je btw-plichtig bent reken je omzetbelasting over het bedrag dat jij bij je klant of opdrachtgever in rekening brengt. Vervolgens doe je hierover aangifte bij de Belastingdienst.

Je KvK-nummer

Naast het btw-nummer ontvang je bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel ook automatisch een KvK-nummer. Dit nummer laat aan anderen zien dat jouw onderneming officieel is geregistreerd in de database van de Kamer van Koophandel. Je bent dan ook verplicht dit nummer op elke factuur te vermelden, net als je btw-nummer.

Je factuur nummeren

Elke factuur moet voorzien zijn van een ander nummer. De nummering kun je in principe zelf bepalen maar het is wel aan te raden dit per jaar te doen. Dit zorgt ervoor dat je zakelijke administratie overzichtelijk blijft. Zeker wanneer je regelmatig voor dezelfde klant werkt is dit aan te raden.

Zo kun je in januari beginnen met 2021001 en zo verder gaan. Maar je kunt ook kiezen voor 2021-0101 en zo verder. Hierbij staat de eerste 01 voor de maand, en de tweede 01 voor de factuur. Een factuur die je eind april verstuurd kan dus factuurnummer 2021-0413 hebben. Dit is dan de 13^e factuur van de 4^e maand in 2021.

Naast een factuurnummer heb je ook een datum nodig. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt. Ook is het gebruikelijk dat er een betalingstermijn bij komt te staan, meestal is dit van 14 of 30 dagen. Ben je vergeten een betalingstermijn aan te geven, dan geldt de termijn van 30 dagen automatisch.

Bedrijfsnamen en -adressen

Uiteraard moet je jouw bedrijfsnaam, adresgegevens en contactgegevens ook op de factuur vermelden. Deze zet je rechts bovenin op de factuur, en daaronder je btw- en KvK-nummer.

Ook de naam en adresgegevens van de opdrachtgever moeten vermeld worden. Hier is geen vaste plek voor, maar het is wel gebruikelijk om deze boven de berekening en omschrijving te zetten.

Omschrijving van de werkzaamheden

Het is belangrijk dat je zo duidelijk mogelijk beschrijft wat je werkzaamheden zijn geweest en het aantal uren dat je hiermee bezig bent geweest.

Merk je tijdens de klus dat je meer tijd kwijt bent dan wat er is afgesproken? Dan is het aan te raden dit aan te geven aan de klant, zodat hij rekening kan houden met extra kosten of zodat er een nieuwe afspraak gemaakt kan worden.

Het btw-tarief op de factuur

Wanneer jij omzetbelasting in rekening brengt zijn er een aantal punten die jij op je factuur moet vermelden. Deze punten zijn:

Het totaalbedrag exclusief btw
Kortingen wanneer nodig
Het btw-tarief
De vergoeding
Het btw-bedrag in euro’s

Zorg er uiteraard ook voor dat jouw zakelijke bankrekeningnummer op de factuur staat, zodat de klant direct alle gegevens bij de hand heeft om de factuur te betalen.