Door een werkgeversverklaring voor je werknemer in te vullen kan de werknemer een aanvraag doen voor een lening of hypotheek. Wat er precies in een werkgeversverklaring staat en of je verplicht bent dit in te vullen, lees je in dit artikel.
Een werkgeversverklaring, wat is dat precies?
In een werkgeversverklaring wordt het vaste dienstverband van je werknemer bevestigt en licht je de inkomenssituatie toe. Dit is voor je werknemer een belangrijk document wanneer hij een aanvraag wil doen voor een lening, hypotheek of bij een huurcontract. Voor de makelaar, bank of hypotheekverstrekker geldt deze verklaring als bewijs dat de aanvrager een vast inkomen heeft en zijn vaste lasten kan betalen.
Contract voor bepaalde tijd
Heeft de werknemer een contract voor een bepaalde tijd, of zit hij nog in zijn proeftijd? Dan kan er een intentieverklaring verstrekt worden. Tegenwoordig is dit vaak een onderdeel van de werkgeversverklaring. Je verklaart dan dat je de intentie hebt om het huidige dienstverband om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd. Uiteraard geldt dit alleen bij gelijkblijvend functioneren en zolang er geen wijzigingen plaatsvinden in de bedrijfsomstandigheden.
Met deze verklaring informatie je de verstrekker of de bank dus over je toekomstplannen met de werknemer. Echter ben je niet verplicht de werknemer ook daadwerkelijk vast in dienst te nemen. Een werknemer kan hier dus geen rechten aan ontlenen.
Is het invullen van een werkgeversverklaring verplicht?
Nee, je bent niet wettelijk verplicht de verklaring in te vullen. Over het algemeen worden de werkgevers- en intentieverklaringen wel altijd ingevuld door werkgevers, maar als jij een goede reden hebt om dit niet te doen, sta je volledig in je recht. Zo zou je bijvoorbeeld je bedenkingen kunnen hebben wanneer een werknemer een lening af wil sluiten. Wel kan de relatie tussen jou en de werknemer behoorlijk achteruitgaan wanneer je de verklaring weigert in te vullen. Zonder deze verklaring zal de werknemer namelijk vaak geen lening, hypotheek of huurwoning kunnen krijgen.
Wat staat er allemaal in een werkgeversverklaring?
De verklaring bestaat uit een aantal vaste onderdelen die ingevuld moeten worden. naast de naam, het adres, geslacht en de datum van indiensttreding van de werknemer en de naam, het adres en het KvK-nummer van de werkgever dienen onderstaande punten er ook in te staan:
- Om welk dienstverband het gaat
- Onbepaalde tijd
- Bepaalde tijd
- Proeftijd
- Directeur of aandeelhouder
- Flexibele arbeidsrelatie
- Van plan het dienstverband te beëindigen
- Intentieverklaring indien van toepassing
- Het inkomen
- Bruto jaarsalaris
- Dertiende maand
- Vakantietoeslag
- Levensloop
- Eindejaarsuitkering
- Onregelmatigheidstoeslag
- Provisie
- Overwerk
- Eventuele onderhandse leningen bij het bedrijf
- Loonbeslag
Waar moet je op letten tijdens het invullen?
Let er tijdens het invullen op dat de inkomensgegevens gelijk zijn aan het bruto jaarsalaris dat op de meest recente loonstrook van de werknemer staat. Als er afwijkende bedragen in de verklaring staan loop je de kans dat je alles opnieuw in moet vullen en je werknemer vertraging oploopt, omdat de verklaring dan geweigerd wordt.
Let daarnaast goed op de onderstaande aandachtspunten:
- Vergeet niet de datum op de verklaring in te vullen.
- Een formulier dat is ondertekend is drie maanden geldig.
- Schrijf met één pen, niet met verschillende kleuren en gebruik geen tipp-ex.
- Alles dient ingevuld te worden, ook als dit niet van toepassing is.
- Het formulier moet worden ingevuld en ondertekend door één persoon.
- Ook wordt er vaak om een bedrijfsstempel gevraagd. Heb je deze niet, dan moet je op papier van je bedrijf verklaren dat je geen stempel hebt, en deze bij de verklaring voegen.
De werkgeversverklaring opstellen
Een werkgeversverklaring hoef je niet zelf op te stellen, vaak hebben banken en verstrekkers hun eigen model. Het maakt niet uit met welke instelling je werknemer te maken heeft, als werkgever vul je altijd dezelfde gegevens in. ook kun je op internet voorbeelden van een werkgeversverklaring vinden.
Lees ook: Welke personeelskosten zijn er?