Wanneer je personeel in dienst hebt, betaal je niet alleen maandelijks het brutoloon aan ze uit. Je bent als werkgever namelijk ook verplicht verschillende reserveringen en bijdragen af te dragen. Welke personeelskosten die allemaal zijn en welke er verplicht zijn, lees je in dit artikel.
De kosten van je personeel
Als ondernemer is je belangrijkste investering waarschijnlijk je personeel. Naast het afgesproken bruto salaris betaal je daarnaast per werknemer ook nog 20-35% van dit salaris. Hoe hoog deze kosten precies zien, hangt af van de cao en eventuele individuele afspraken de er gemaakt zijn. De kosten voor je personeel kun je in principe verdelen in vier verschillende categorieën, deze staan hieronder:
- Directe loonkosten
- Indirecte loonkosten
- Verplichte premies en bijdragen
- Overige kosten
Hieronder zullen we per categorie duidelijk uitleggen wat deze kosten zijn en wat hier allemaal bij hoort.
Directe loonkosten voor je personeel
Het grootste gedeelte van de loonkosten bestaan uit de directe loonkosten. Dit bestaat onder andere uit het salaris, de vakantietoeslag en eventueel een bonus of winstuitkering. Dit laatste wordt ook wel een prestatiebeloning genoemd. Hiermee kun jij je werknemers belonen wanneer zij een prestatie geleverd hebben. Het werkt als stimulatie om de bepaalde doelen te halen.
Het minimumloon
Het minimumloon is wettelijk vastgesteld en het salaris mag hier dan ook niet onder liggen. De hoogte van het minimumloon wordt twee keer per jaar vastgesteld door de overheid. Dit wordt gedaan op basis van de gemiddelde cao-lonen.
Wanneer er een cao van toepassing is, vallen de directe loonkosten meestal hoger uit. Dit komt omdat er in de cao een hoger minimumloon staat dan wettelijk is vastgesteld. Een cao is verplicht wanneer de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid deze algemeen verbindend heeft verklaard. Wanneer dat is gebeurd, geldt de cao voor alle werkgevers en werknemers binnen een bedrijfstak.
Ook bij flexwerkers zoals bijvoorbeeld oproepkrachten en uitzendkrachten is het minimumloon van toepassing. In het geval van uitzendkrachten moet het uitzendbureau ervoor zorgen dat het minimumloon en de minimumvakantiebijslag betaald wordt. Is het uitzendbureau niet gecertificeerd door de Stichting Normering Arbeid en wordt de werknemer onderbetaald? Dan is de werkgever aansprakelijk.
Het vakantiegeld
Naast de bovenstaande directe loonkosten is ieder bedrijf in Nederland ook verplicht al zijn werknemers jaarlijks het vakantiegeld te betalen. hierbij gelden een aantal basisregels te weten:
- Er wordt minimaal 8% van het totale bruto jaarsalaris betaalt.
- Het bruto jaarsalaris wordt berekend van 1 juni tot en met 31 mei.
- Het vakantiegeld moet worden uitbetaald in mei, tenzij dit schriftelijk anders is besproken.
- Gaat de werknemer uit dienst, dan bereken je het bedrag waar hij tot dat moment recht op heeft. Dit bedrag wordt vervolgens direct bij zijn laatste salaris uitbetaalt.
- Verdient een werknemer meer dan drie keer het minimumloon, dan kan er afgesproken worden dat het vakantiegeld berekend wordt over het bedrag tot 3 keer het minimumloon.
Indirecte loonkosten voor je personeel
Indirecte loonkosten kunnen per bedrijf heel erg verschillen en zijn daarom niet standaard. Bij deze indirecte loonkosten kun je onder andere denken aan:
- Kosten voor personeelsverzekeringen
- Onkostenvergoedingen
- Pensioenkosten
- Reiskosten
- Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:
- De dertiende maand
- Een Anw-gatverzekering
- Een leaseauto
- Telefoon van de zaak
- Zekerheid op inkomen bij arbeidsongeschiktheid
Als er geen cao van toepassing is bepaal je meestal zelf de indirecte loonkosten. Op deze manier heb je in de meeste gevallen de vrijheid om bijvoorbeeld een pensioenregeling aan te bieden of niet. Wel is deze regeling aan te bevelen, omdat dit door de werknemers gewaardeerd wordt. Dit kan geregeld worden door je bij een pensioenfonds of verzekeraar aan te sluiten.
Verplichte premies en bijdragen
Als werkgever ben je verplicht bepaalde premies en bijdragen af te dragen, zo ook de loonheffingen. Onder deze loonheffingen vallen onder andere:
- De loonbelasting
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet
- Premie volksverzekeringen
- Premies werknemersverzekeringen
Wanneer je uitzendkrachten in dienst hebt, ben je geen loonheffingen verschuldigd. Deze worden door het uitzendbureau afgedragen. Wel is het zo dat, wanneer het uitzendbureau dit niet doet, de Belastingdienst jou hiervoor aansprakelijk kan stellen. Dit kun je voorkomen door samen te werken met een uitzendbureau dat een keurmerk heeft van Stichting Normering Arbeid en door een g-rekening te openen.
Overige kosten voor je personeel
Naast alle bovenstaande kosten kan het goed zijn dat je nog meer extra kosten maakt. Personeel is een flinke investering, maar wel heel waardevol en noodzakelijk voor je bedrijf. Bij extra kosten kun je denken aan de kosten voor een werkplek. Per werknemer kost een gemiddelde kantoorplek ongeveer €9.000 per jaar. Hierin zijn ook de kosten meegenomen voor het gebouw, de ICT en de facilitaire dienstverlening.
Denk naast de kosten voor de werkplek ook aan andere kosten. Bijvoorbeeld voor werkkleding, Arbo-voorzieningen en eten en drinken. Maar ook een opleiding of cursus en wellicht ontspanning op het werk, wanneer daar binnen jullie bedrijf voldoende vraag naar is.